Ngôn ngữ trong sự kiện: Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Ở Việt Nam, tiếng việt sẽ là chủ đạo. Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được sử dụng 5 thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện.
Vị trí dành cho phiên dịch phải là một phần trong ngân sách và bố trí trong phòng. Do vậy, phải tính đến nơi nào dành cho phiên dịch và vị trí cần phát tai nghe, vị trí này có thể trực tiếp trong phòng hội nghị hoặc bên ngoài.
Thời gian cho chuẩn bị âm thanh, thời gian cho tháo dỡ là một vấn đề cần được tính đến. Nếu làm việc với hai nhà cung cấp khác nhau về sân khấu và thiết bị âm thanh, Nhà tổ chức hãy chú ý tới thời gian làm việc của hai nhà cung cấp để tránh xảy ra bất kỳ mâu thuẫn hay cản trở nào. Công ty thiết kế sân khấu sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp thời gian cho mọi việc liên quan đến sân khấu như âm thanh, ánh sáng và trang trí hiệu ứng sân khấu.
Hãy chuẫn bị sẵn sàng trước khi nhân viên âm thanh đến, chẳng hạn các dàn đèn treo có cần tháo ra không, các ống thông khí đã sẵn sàng để sử dụng chưa? Cần phải chuẩn bị những gì nữa để thời gian làm việc chuyên môn kỹ thuật của âm thanh cao nhất. Nhà tổ chức phải đến hiện trường để chuẩn bị mọi thứ trước khi họ tới làm việc.
Có những yêu cầu gì riêng biệt cùng những thiết bị chuyên dụng đặc thù cho việc lắp dựng và tháo dỡ các thiết bị âm thanh không? Cần phải quan tâm đầy đủ để có sự chuản bị chu đáo, không để ảnh hưởng tới thời gian chuẩn bị chung cho sự kiện.
Thiết bị Ánh sáng: Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Hệ thống ánh sáng được chia làm 3 loại:
* Thiết bị Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu, v.v…
* Thiết bị Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện
* Thiết bị ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
Nhà tổ chức phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi, v.v…thường đảm bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng. Các Nhà tổ chức cần lưu ý là mặc dù bên cung ứng cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện. Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng lại là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy, yêu cầu nhà cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm tổ chức sự kiện ở ngoài trời và trong phòng, Nhà tổ chức cần nắm chắc được yêu cầu về ánh sáng ở từng vị trí cụ thể, từ đó mà thiết kế nên hệ thống ánh sáng phù hợp. Ở trung tâm hội nghị quốc tế , khách sạn hoặc nhà hàng về cơ bản hệ thống điện đã theo thiết kế. Do vậy, Nhà tổ chức chỉ cần bổ sung thêm. Tuy nhiên, với những địa điểm tổ chức đặc thù như lều bạt, bến xe, sân bay, sân tập thể thao, v.v…đòi hỏi Nhà tổ chức phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, bảo đảm ánh sáng cho các hoạt động theo yêu cầu của sự kiện.
Hệ thống ánh sáng phải được hoàn tất từ 1 tới 2 ngày khi sự kiện diễn ra. Như vậy sẽ đảm bảo thời gian cho các hoạt động diễn tập, phát hiện các khiếm khuyết để bổ sung hoặc thay đổi kịp thời.
Chi phi phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, hình ảnh hay ánh sáng Nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sửa đổi chi phí viết tay chi phí được chấp thuận của các bên liên quan. Không bao giờ chấp thuận việc thay đổi chỉ bằng lời nói. Có thể phải trả giá đắt nếu điều đó xảy ra.
