Nguyễn Trúc Sinh, 27 tuổi, kể lại quá trình chật vật mở văn phòng của mình. Anh cùng 3 người bạn chung vốn lập công ty riêng về thiết kế website cách đây hơn 1 năm. Họ cần một không gian nhỏ để giao dịch dù cả 4 vẫn đang làm thuê cho các công ty phần mềm khác trong giờ hành chính.
"Chẳng ai có thời gian ngồi lại đó nhưng chúng tôi vẫn phải bỏ ra 2,5 triệu mỗi tháng để thuê căn nhà 2 tầng, rồi trang trí nội thất, mua bàn ghế, máy tính, máy fax, kết nối Internet và thuê một người trực điện thoại, tiếp khách và dọn dẹp. Tổng chi phí lên đến hơn 100 triệu đồng", Sinh cho biết.
Tuy nhiên, chỉ được 7 tháng thì chủ nhà đòi hủy hợp đồng. Bàn ghế, máy tính bị xếp vào kho và 4 người lại tiếp tục xới tung các website rao vặt để tìm văn phòng mới. Mệt mỏi, họ tìm đến dịch vụ chia sẻ văn phòng hay còn gọi là văn phòng ảo – van phong ao (virtual office).
"Chỉ với một khoản tiền nhỏ mỗi tháng, chúng tôi đã có một địa chỉ ‘đẹp’, môi trường làm việc đúng như mong đợi với đường điện thoại riêng, đường truyền tốc độ cao, lễ tân tiếp khách sẵn có… mà không cần thuê thêm nhân viên".
Trên các website mua bán, người ta dễ dàng bắt gặp những thông tin rao vặt như: "Địa điểm và kiến trúc phù hợp làm văn phòng đại diện. Bạn không phải trả tiền thuê mặt bằng và mua thiết bị công nghệ và viễn thông mà có thể sử dụng ngay tại công ty của chúng tôi như PC, máy photocopy, scanner, Internet, cafe…" hoặc "Cần tìm văn phòng ảo tại quận Tân Bình (TP HCM). Yêu cầu: hình thức sang trọng, có phòng họp, tủ hồ sơ, số liên lạc riêng, có thư ký trả lời điện thoại và fax"…
Nhu cầu của người sử dụng tương đối lớn nhưng ở Hà Nội chỉ tồn tại hình thức thuê địa chỉ giao dịch đơn thuần. Sau khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ sở hữu địa chỉ tại một tòa nhà lớn với biển hiệu công ty, số máy lẻ, trang thiết bị cơ bản và phòng họp 6-10 người. Nếu trực tiếp gọi điện hoặc đến văn phòng, đối tác của doanh nghiệp sẽ được lễ tân tiếp đón trên danh nghĩa công ty đó. Một đơn vị chuyên về dịch vụ này tại 101A Láng Hạ cho hay mỗi tháng họ có 4-5 khách hàng thuê với giá dao động 50-100 USD.
Trong khi đó, mô hình chia sẻ văn phòng kết hợp công nghệ thông tin hiện đại và chuyên nghiệp bắt đầu được ưa chuộng tại thành phố Hồ Chí Minh. Theo ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Công ty IncomNet, mới sau 2 tháng thử nghiệm, văn phòng ảo G-Office (www.goffice.vn) của họ tại toà nhà Indochina (quận 1) đã thu hút gần 100 khách hàng.
Nếu doanh nghiệp cần không gian làm việc hay gặp mặt, G-Office sẽ cung cấp phòng họp cao cấp với thiết bị hi-tech chuyên phục vụ hội nghị. Ngoài ra, khi có bản fax tới, hệ thống sẽ tự động chuyển thành tệp tin và gửi vào địa chỉ e-mail của khách hàng để họ có thể đọc tại bất cứ đâu.
"Mô hình đại diện thương mại công nghệ cao này phù hợp với doanh nghiệp nước ngoài đang muốn tìm hiểu về thị trường Việt Nam, các nhóm làm việc theo dự án, các cá nhân độc lập và đặc biệt là những doanh nghiệp trẻ không muốn mất thời gian, tiền bạc vào các khâu như công chứng giấy tờ thuê nhà, sửa chữa mặt bằng, mua sắm và lắp đặt thiết bị, an ninh…", ông Việt nhận xét.
