Nói một cách đơn giản là khi bạn có nhu cầu thuê một van phong ao để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bảng hiệu công ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, e-mail, trang web, địa chỉ để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân và giao dịch thư từ…
Khi đã sở hữu một văn phòng ảo, bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh nghiệp thuê.
Riêng các buổi họp, hội nghị thì doanh nghiệp thuê hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung.
Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc Công ty Incomnet, chuyên kinh doanh lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai năm nay. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng. Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm hiện tại.
Một khách hàng của Intel Office chuyên cung cấp các loại trang thiết bị cho ngành dệt may trước đây có văn phòng tại Đồng Nai cho biết, trong tình hình khó khăn như hiện nay, khách hàng của doanh nghiệp ngày càng ít dần, nếu vẫn phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng thì khó lòng kham nổi.
Trong khi đó, sử dụng “văn phòng ảo” tốn kém chưa đến 20% mức trên mà vẫn đáp ứng được đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thật, do vậy công ty ông đã chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo được gần bốn tháng nay.
Giám đốc Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao.
Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng.
Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.
Còn ông Đinh Minh Chính, Giám đốc Công ty TNHH Thế giới tìm kiếm, chuyên thiết kế trang web, quảng cáo trực tuyến, cung cấp các loại máy móc công nghiệp, có thuê một văn phòng ảo tại G-Office, kể lại cách đây hai năm ông mở công ty tại nhà riêng trên đường D1, quận Bình Thạnh.
Do văn phòng công ty nằm trong hẻm sâu nên rất khó tìm, trong khi đó khách hàng của ông rất nhiều và đa phần là đối tác nước ngoài. Mỗi lần khách hàng đến liên hệ giao dịch đều gọi điện và ông phải chạy ra đầu chợ Văn Thánh đón, hết sức bất tiện. Nhưng kể từ khi chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo từ giữa năm 2006 đến nay, công việc làm ăn của ông đã tốt hơn.
“Ban đầu nhiều khách hàng thấy tôi sử dụng văn phòng ảo thì rất e ngại, nhưng sau một thời gian họ hiểu rõ hơn và một số khách hàng cũng đã nhờ hướng dẫn để đăng ký sử dụng dịch vụ này”, ông Chính nói.
Theo: vietbao
