Một PDA điển hình có một màn hình cảm ứng (touch screen) để nhập dữ liệu, một khe cắm cạc bộ nhớ dành cho các thiết bị lưu trữ dữ liệu và một cổng hồng ngoại (IrDA port) để nối mạng. Các PDA thế hệ sau thường được tích hợp cả Wi-fi và Bluetooth.
Nhiều thiet bi ky thuat so thời kỳ đầu, chẳng hạn Palm Pilot, có màn hình cảm ứng để tương tác với người dùng, với chỉ một vài phím dành cho các phím tắt gọi các chương trình thường dùng. Các PDA dùng màn hình cảm ứng, trong đó có các thiết bị Windows Pocket PC, thường có một bút stylus để viết trên màn hình. Hoạt động tương tác thường được thực hiện qua việc chạm vào màn hình để kích hoạt các nút bấm hoặc lựa chọn trình đơn, và kéo bút stylus để đánh dấu văn bản khi soạn.
Việc nhập dữ liệu văn bản thường được thực hiện bằng một trong hai cách:
* Sử dụng một bàn phím ảo, trong đó bàn phím được hiện trên màn hình, người dùng chạm bút vào các chữ cái hiện trên đó. Riêng Iphone của hãng Mac Apple trình làng từ quý 3 – 2007 cũng sử dụng bàn phím ảo, nhưng đặc biệt là dòng máy này sử dụng màn hình cảm ứng, chỉ có thể dùng tay để sử dụng bàn phím ảo, và màn hình cảm sẽ cảm nhận vùng bạn chạm ngón tay vào có trung tâm là phím nào để nhận biết phím đó.
* Sử dụng công nghệ nhận dạng chữ cái hoặc từ, trong đó các chữ cái hoặc các từ được viết trên màn hình, sau đó được "dịch" thành các chữ cái trong trường văn bản hiện đang được kích hoạt. Mặc dù có các dự án phát triển và nghiên cứu chính xác, kiểu nhập dữ liệu này vẫn đòi hỏi sự kiên nhẫn của người dùng, do nó thường khá là không chính xác.
Các PDA dành cho sử dụng trong kinh doanh, trong đó có BlackBerry và Treo, có bàn phím đầy đủ, vành trượt (scroll wheel) và vành ngón cái (thumb wheel) để phục vụ cho việc nhập và định hướng dữ liệu, bên cạnh với việc hỗ trợ nhập dữ liệu từ màn hình cảm ứng. Còn có các loại bàn phím kích thước đầy đủ gấp được và cắm được trực tiếp vào PDA để cho phép gõ phím theo kiểu thông thường. BlackBerry còn có các chức năng bổ sung chẳng hạn như các phím liên quan đến thư điện tử và ứng dụng
Đa số PDA có một dạng khe cắm cạc bộ nhớ nào đó. Khe cắm SD (Secure Digital) là loại khe cắm chuẩn cho PDA. Mặc dù ban đầu được thiết kế cho bộ nhớ, trong những năm gần đây, việc phát minh ra chuẩn SDIO đã cho phép những thứ như cạc Wi-Fi và Webcam cũng cắm được vào khe cắm này. Các khe cắm Compact Flash được dùng trong nhiều PDA để cung cấp thêm khả năng mở rộng. Ví dụ, một khe dành cho bộ nhớ, khe kia dành cho Wi-Fi. Một số PDA còn có một cổng USB, chủ yếu dành cho USB flash drive.
Mỗi PDA đều có một cổng hồng ngoại để nối mạng. Điều này cho phép liên lạc giữa hai PDA, giữa một PDA và một thiết bị dùng cổng hồng ngoại, hoặc giữa một PDA và một máy tính có adapter hồng ngoại. Hầu hết PDA hiện đại còn có khả năng kết nối không dây theo công nghệ Bluetooth mà nhiều điện thoại di động, tai nghe và các thiết bị định vị toàn cầu sử dụng.
Một chức năng quan trọng của PDA là đồng bộ hóa dữ liệu với một máy tính cá nhân. Điều này cho phép các thông tin địa chỉ liên lạc lưu trữ trong các phần mềm chẳng hạn như Microsoft Outlook hay ACT! cập nhật cơ sở dữ liệu tại PDA. Dữ liệu được đồng bộ hóa đảm bảo rằng PDA có một danh sách chính xác các địa chỉ liên lạc, các cuộc hẹn và thư điện tử, cho phép người dùng truy nhập cùng một thông tin trên PDA cũng như trên máy tính cá nhân.
Việc đồng bộ hóa còn ngăn được mất mát thông tin lưu trên thiết bị trong trường hợp nó bị mất, bị lấy trộm, hoặc bị hủy. Một ưu điểm khác là việc nhập dữ liệu trên PC thường nhanh hơn nhiều, do nhập dữ liệu qua một màn hình cảm ứng vẫn chưa thật tối ưu. Do đó, việc truyền dữ liệu tới một PDA qua một máy tính nhanh hơn nhiều so với việc phải nhập bằng tay tất cả dữ liệu vào thiết bị cầm tay.
Đa số PDA có sẵn khả năng đồng bộ hóa với một PC. Điều này được thực hiện qua các phần mềm đồng bộ hóa được cung cấp kèm theo thiết bị, chẳng hạn HotSync Manager đi cùng Palm OS, hoặc Microsoft ActiveSync đi kèm Windows Mobile.
